我々は、長時間労働をしがちな環境で仕事をしています。そのためか、長時間働かないのはちゃんと仕事をしていないことだという錯覚に陥ります。

長時間労働は人生へ様々な悪影響を与えます。学術サイト「Annals of Internal Medicine」に掲載された研究によると、日に11時間以上働く人は心疾患の可能性が67%増えるそうです。

では、実際に生産性はあがるのでしょうか？　答えはノーです。世界で一番生産性の高い国フランスの労働者は週に40時間以内しか働かないと経済誌「Economist」に載っていました。

短い労働時間で高い生産性を保つために、次のコツを試してみましょう。

コツその1：その日の優先事項を3つに絞って集中する

To-Doリストを作るとその日やらなければいけないことを覚えておけて良いのですが、生産性を高くするとなるとあまり役立ちません。毎朝数分で良いので時間を取ってその日やるべき重要なことを3つだけ書き出します。そして、何か別のことをやり始める前にその3つを先に終えるようにします。

コツその2：毎日30分運動をする

運動が健康に良いことは知られていますが、脳にも良いというのはご存知でしたか？『Spark: The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain』という本の著者で、Harvard Medical Schoolの精神科医John Ratey博士によると、運動はあなたのストレスを軽減し学習効果を上げ、より明瞭に思考できるようにすると伝えています。

コツその3：早く仕事を開始し定時に帰る

成功している人たちに話を聞いてみると、彼らのほとんどが早い時間から仕事を始めています。早朝なら邪魔が入らず、前述の3つの優先事項をより集中して取り組めます。更に生産性をさらに高めようとするなら、脳に休息を与えなくてはなりません。毎日オフィスをなるべく定時で上がれるように努力してみましょう。気分が良いだけでなく翌日は脳が活性化され生産性も高まります。

コツその4：メールを逐次チェックするのをやめる

メールを常にチェックするのは良くないとわかっていても、続けてしまうという人は多いですよね。　University of California Irvineとアメリカ陸軍によって行われた研究によると、メールから離れている時間を作るとストレスレベルが下がり、より集中力が増すとされています。メールは1日に2・3回まとめて見るようにして、他の時間はメールに関しては忘れて行動しましょう。

コツその5：制限時間を決めて取り組む

パーキンソンの法則では、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」と言われています。

これは仕事を完成するのにゆっくりしすぎると、時間全てをそのために費やしてしまいかねないということです。

よって作業するのに必要な時間をより短くするよう努力してみましょう。例えば報告書を書くのに2時間かかっていたところを1時間で書くようにしてみるとか、メールをチェックするのに30分かかっていたところを15分に減らしてみるといった具合です。

コツその6：80対20の法則（パレートの法則）を使う

「80対20の法則」というのは成果の80％は全体のおよそ20％の努力で生み出されるという法則です。例えばビジネスにおいて、売上の80％は全顧客の20％が生み出しているとされます。生産性を高める上でこの法則が応用できます。仕事やプロジェクト、メール、会議の20％に集中すれば、成果の80％が生まれるというわけです。よって本当に重要な行為にだけ集中して、残りにはあまり時間をかけないようにしましょう。

コツその7：並行作業をしない

一度に複数の作業をこなすことは生産性が良くありません。注意力が散漫になるため生産性や集中力、活力に影響します。University of Michiganの認知科学者のDavid Meyer氏は「一度に複数の仕事をすると、スピードが鈍ると同時にミスする可能性が高まる」と述べています。よって生産性をさらに上げたければ、ひとつのことに集中するのが良いでしょう。

コツその8：出席する会議を限定する

ほとんどの人が会議は一番の時間の浪費だと感じているのではないでしょうか。生産性を求めるなら、会議に出席する機会をより少なくすることです。

まずは本当にその会議が必要かどうかを見極める所から始めましょう。会議ではなくてメールかまたは5分程度の話し合いで解決できるようなものかもしれません。もし本当に出席する必要性があるなら、例えばその会議では決議をする、もしくはブレインストーミングをするなど明確な到達目標や議題を先に決めておくことです。そして会議は定刻どおりに始めて、決められていた時間で終えるか、それよりも早めに終わらせるようにするのが理想です。

コツその9：情報ダイエットをはじめよう

昨今の世の中は情報で溢れ返っています。『The 4 Hour Work Week』の著者のTim Ferris氏は「低情報ダイエット」を推奨しています。メールやブログ、新聞に雑誌。果たして本当にこれら全てに目を通す必要はあるのでしょうか？　あなたはFacebookやテレビをずっと見て一日を過ごしていたいですか？　来週にでもぜひ一度、低情報ダイエットをやってみてください。できるだけいらない情報は省いていって、生産性が飛躍的に上昇するのを体感してみてはいかがでしょうか。

コツその10：考える時間を作る

たまには仕事から離れて違う環境に行ってみるというのも生産性を上げるのに効果的です。ものを考えるには、長めの散歩に行くのが一番良いという方々もいますし、シャワーを浴びている時間がいいという人もいます。またはアートギャラリーや美術館にいる時がいいという人も。

学術サイト「Journal of Consumer Research」によれば、音のない静かな図書館よりも穏やかな音楽が流れるコーヒーショップの方がより認知創造力が高まるという研究結果があるそうです。

人は誰でも考えるための場所が必要です。とっておきの場所を見つけて定期的にそこで時間を過ごしてみてはいかがでしょうか。

ジョニー・デップ良い人伝説